清單革命

《清單革命》不照劇本比較帥?

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為何而讀

避免犯錯 、增加工作效率 、學以致用

清單革命-不犯錯的秘密武器》這本書可說是為了滿足自己特的需要下訂的書。

之前閱讀比較是概覽式的吸收,為提升財商、了解價值投資大師想法、時間管理、生產力…… 這種相對大領域主題的學習。而會想看這本書,單純是為了「建立人生清單」計畫。希望透過自身在飛行領域大量使用清單(Checklist)的經驗,轉化於生活應用,減少自己在做一些 routine 作業犯錯的機率。

也期望透過閱讀這本書,來了解一名專業醫師對於清單這件事如何思考。


書籍大綱

作者是一位外科醫師,在醫學領域可說是相當活躍,他不僅僅在美國擔任外科醫師,更致力於提升國內外、乃至全世界醫療水準。透過參與 WHO 醫療計畫,提升第三世界國家的手術成功率、降低術後感染、協助第三世界國家衛生水平,都有相當的經驗和貢獻。

由於他的好奇心,將探索清單使用的觸角,延伸到其它專業領域:他發現舉凡建築、餐飲、航空、創投業… 等行業。都有貫徹清單使用的影子。

各行各業

最早開始使用清單(本文交替使用「Checklist」)的行業當屬航空業。因為早期一台飛行器製造出來,有很多的操控面、按鈕等需要注意、執行。當一個系統的複雜度超過人類所能輕易掌握的時候,這時候就是清單派上用場的時機了。

使用清單,能避免很多錯誤。即使某些錯誤發生的機會微乎其微,然而一但特定的錯誤發生了,後果往往是難以承受之痛。尤其一些特定類型的錯誤在航空業的容忍度又比其他行業又來的更小一些(想像一起飛安事件影響機上人命的數量),因此大量使用清單就變成了航空業的特性。

作者使用大量故事來說明「使用清單」重要性、心態和做法。他並不提供一個手把手的創造清單步驟,因為這也違背了創造清單的精神。我根據書中的重點,歸納出一個好的清單應要具備以下 3 個特色:設計面、使用方法、背後的精神。

A. 清單設計

1.精簡

將清單應用於醫療場合也是近期才發生的事。

作者一開始在自己醫院開刀房推行清單使用時,上面大大小小共有 19 個項目要執行,這在執行上的時間可能會耽誤了手術搶救病患的緊急性。因此拿捏好清單上的項目存在的必要性時效性,是一個不斷要找尋的平衡點

我個人的認知是將流程(我們常說的 「SOP」) 和 「清單」 分開來想。這樣一來,只需要把精華重點留在清單當中就好。

Magic 7 是一個神奇的數字,根據腦科學研究, 7 是不會對人腦過於負擔的數量,當然我們不是硬要去記住它,但是將項目縮減到 7 +/- 2,對於執行清單上的意願比較不會給人帶來壓力或抗拒

magic 7

2.持續修正

根據事件發展狀況,對清單持續修正。

以作者在醫院臨床的清單使用狀況,他們也是在執行之後,根據狀況不斷調整以獲得最有效率的一個清單列表,這個修正的過程仍然是持續進行的。

以航空業舉例,每每發生了一件攸關飛行安全的事件,飛機製造商都會針對該事件去評估現有的飛機、程序設計是否需要改進已臻完善。而分析後的結果,就會再評估是否要修正現行的 SOP、Checklist,這正是「持續修正」原則的體現。

簡而言之,將一本厚度可能達數百頁的飛安報告,精簡在清單裡的幾行步驟,就是這些飛安專家們對於提升飛行安全的作法,而飛行員就是利用清單來做執行、把關的最後那一道防線。

飛行員清單

3.授權

三個臭皮匠勝過一個諸葛亮。

延續上一點,持續修正有賴於團隊成員的意見反饋。

團隊的好處是人多,可提供不同的思考面向,因此權力下放和反饋機制就變得非常重要。書中提到幾個在使用清單要考慮的精神面:「責任、技術、無私、紀律」。

一個專業的合作團隊,共同的目標無非是要有效率地執行一項任務,並期望呈現最好的結果。

以醫院來說,或許是提供患者一個安全的開刀環境、精準的手術執行過程、理想的術後療程;以飛行而言,就是提供旅客一趟安全、舒適、準時、經濟的飛行旅程體驗,讓乘客開心出門、平安回家。好的結果有賴於團隊擁有有共同的目標方能達成。

擁有共同目標為前提,團隊的溝通協調就必須持續發生,其中的 SOP、Checklist 勢必需要團隊的寶貴意見做修正和微調。而身為團隊的一員,心中就要有以上所提的四大精神,以持續為達成團隊目標而努力。

團隊合作

B. 使用方法

Read & Do !

這個重點作者並沒有特別著墨,是我在他其中一個故事擷取出來的。這一點卻是我從學飛直到現在,認為很重要的執行步驟。

駕駛艙

一趟飛行任務,我們在繁瑣的 SOP 中間會穿插一些 Checklist,這些 Checklist 依照飛行階段,可能由 CM2 (坐在駕駛艙右座),或是 PM(Pilot Monitoring)來執行,而執行的時間點則是由另外一人來宣告(Callout),然後執行的人根據設計好的 Checklist,一條一條的 Read & Do。這個過程之所以重要,是因為兩個人都會因為 Checklist 是否有被執行而有清楚的共識意識

場景轉換,如果今天我是要為生活其他層面設計 Checklist 呢?因為是關乎我個人的,所以少了一個人監督,把關的門少了一道;只看不念,Checklist 項目被含糊帶過的可能性勢必會提高。

所以將 Checklist 項目念出來,再去動作絕對有其必要,即使這個讀是在心中默念,也比眼睛無心掃過去還要來得強。眼到、口到、心到 ,缺一不可。

C. 執行精神

要設計出好的一個清單,我認為心態很重要,也就是要有學習者心態。

學習者心態

不要因為使用清單而把自己綁住了;反倒要持續進步,這樣才能讓自己設計的清單能持續精進。

作者在最後一章提到了幾個在專業領域的職責和行為準則,我在此將之簡化為「精神」,清單革命的執行精神,分別是無私、技術、信賴(負責任)、以及他為飛行業另外加了一條紀律。

  1. 無私:將他人的需要放在一己之欲之上。認知到團隊的目標的達成大於個人表現,有時對於專業領域人員是非常困難的,但是要時時提醒自己。
  2. 技術:精益求精一己之技術和知識,是身為專業人員對於自己職業的基本素養。
  3. 負責任:這是大多數專業從業人員從事該項工作的基本要求,要讓人信賴,必須先要對自己的專業有責任感,才會持續推動自己追求進步。
  4. 紀律:只要是人都會怠惰。要如何讓自已在工作上保持警醒、專注狀態,是專業從業人員對於自己的自我要求。 以飛行員疲勞管理為例,運動、休息、飲食都是任務前後要預先規劃的,不論是長期或短期的規劃都有其必要。身為長程航線飛行駕駛,疲勞對於我來說是一大挑戰。

    過去的我在睡眠這件事上從來不覺得是個問題,可說是非常在行,只要累了隨時倒頭就可以睡;可是當飛到外站面對時差,疲勞就睡,吃飽就睡,就不是一個理想的選擇,因為得配合回國的值勤時間來做規劃,讓自己在飛行時更能全神貫注。連帶的,在什麼時間運動、運動強度如何不影響休息的品質、該吃什麼讓自己身體狀況不論在醒著或是休息,都能保持在良好狀態,都需要經過考慮和規劃。

    書中提到的紀律:航空業遵守標準流程、和他人密切合作也是其中一項。一旦習慣了這個標準流程,就會覺得做起來跟呼吸一樣正常。要邁向專業,就是有紀律的去遵守這些制訂出來的 SOP 和。Checklist。

概念界定

本書重點其實不多,整理起來相對簡單。以下這張圖幫助我快速把書中重點記下來,希望也可以幫助到你!

註:右下角的分類屬於我根據自己工作狀況發想,跟作者要表達的概念無關。

清單革命心智圖

總結

重點整理

根據以上,再一次統整清單的設計理念、執行方法、應秉持精神為下列 3+1 個重點:

1.設計

  • 精簡
  • 持續修正
  • 授權他人(如果是為了團隊設計)

2.作法

  • Read & Do

3.精神

  • 無私
  • 技術
  • 責任
  • 紀律

速讀好素材

我會說這本書的概念性 > 實用性

若你剛好在練習速讀、或是對速讀有興趣,想挑戰自己閱讀速度極限、同時又害怕跨出「想看清每一個字」的舒適圈,這本書會非常適合你。


金句

我想了解這一行!

我喜歡作者的這個簡單明瞭的問問題方法。保持好奇心的去詢問某領域的專業人士,相信都會獲得意想不到的收穫!


說書影片推薦


後記

在2021.03月份閱讀了 FAA Safety Briefing (JAN/FEB),介紹了 Checklist 的重要性,其中對我啟發最大的部份當屬 Checklist 的分類了,分別有以下幾種類別:

  1. Chanlleng-and-Response
  2. Review-and-Do
  3. Do-and-Review
  4. Go-with-a-Flow

清單這個概念,在航空界使用已久,從波音 1935 年推出的第一架飛機開始了清單使用的歷史。因此航空業對於清單的研究絕對是更為透徹,思考的維度也跨越了本書的作者。所以書中的 “Read-and-Do” 並非唯一做法,可以視清單的使用情境和場景,彈性地調整使用方法喔!

如果在使用上有任何問題,也歡迎留言討論!

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推薦指數 4 /5 ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

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12 Comments

  1. 這次標題下得漂亮,精簡清單並且持續的修正,再把這些權限授權給其他人,讓更多人來協助自己,也可以把自己的價值發揮到最大,真的很棒

    1. 感謝 Bella, 我認為幸福最終的來源是來自於回饋、貢獻自己.因為在這過程當中我們也會持續成長!一起變成更好的大人

  2. 看完你的心得發現我也要來做一系列的清單設計,譬如最近在海邊被曬傷應該就要有一個玩水行程 Checklist 然後把防曬乳放在第一條

    1. 哈哈,防曬乳真的很需要啊!
      我覺得改天可以來寫個防曬乳大評比之類的文章,應該會很吸睛

  3. 自動引用通知: 2020年度回顧 | Fly with Juan

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